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智慧分享

活动策划不可不知的八大关键要素,策划人一定要看!

时间:2019-11-14 15:19 点击:
每次接手一个活动策划后,都在想:为什么没有一套完整的活动流程细节,这样遵循模板,一步一步检查便能毫无遗漏?

对于活动策划,为什么有些人总能出色完成而且想法出众?而另外一些人循规蹈矩,却依然失误连连?

想知道吧?看完这篇干货,再做策划足以游刃有余。

01 明确活动目的

当开始接手一个活动的时候,第一件事就是需要明确本次活动目的,例如活动要达到什么效果?大概预算是多少?计划多少人参加?达到什么样的传播效果?需不需要赞助?最后一个活动是否成功,是用结果与活动目的进行对比的,活动目的应贯穿于整场活动。


02 进行开会分工

那么当我们明确一个活动目的之后。这个时候你就需要开会分工了,首先需要调查一下有无同时期、同类型活动冲突?有无大型的国际峰会活动影响?确定时间段方面没问题,整合一下自己目前可以调动的资源。

有多少人可以调动?比如你要借人,是不是需要提前跟其他部门负责人说好?,你需要页面,是不是需要提前跟技术部门排好档期?有些你做不了的事情,是不是需要领导提前出面协调?

先明确本次活动可以调动的内部资源。需要赞助的话,有没有以前合作的伙伴可以及时联系?

明确资源之后,前期具体谁负责活动哪项内容?需要对目前手上有的人力、物力资源做出一个清楚的判断,不足以完成本次活动怎么办?还需要增加什么?这些都应该于活动开始前进行明确分工。


03 及时确定场地

确定场地!确定场地!确定场地!确定场地!重要的事情说四遍,一定要尽快确定好场地,结合费用预算、人数规模等实际情况。一般来说场地都需要半个月,有的甚至提前1-2个月去进行预约。

提前跟酒店签订合同、能否开具相应发票、付款方式、付款时间提前明确?场地选择这一块,尽量选择交通位置比较便利的地方,比如地铁站附近、公交站附近、市区较中心一点的地方,有利于参会人员的交通出行。

确定场地的出入口,可以容纳多少人数?主舞台尺寸多少?大屏幕尺寸,供电情况怎么样?进货通道在哪里?有没有货梯,能最大容纳尺寸是多少?场地的搭建时间以及撤场时间明确。

是否提供免费停车位,如不提供收费方式是什么?卫生间、化妆间有几个,位置是否方便?关于消防、安检、电检等等都是需要明确的。


04 撰写活动策划

活动策划书一般也分两种,内部使用和外部使用。外部使用多是给客户一类的使用较多、更多的包含一些活动创意。

下面说的是内部使用的一种。那么我们首先要明确活动的主办方、承办方、协办方、赞助方、冠名方这几类的不同(这里不做介绍,可以私下公众号或者微信交流)

活动主题明确(根据活动对象及活动目的以及公司价值观、产品一类的相结合),活动风格最好能保持一个色调,嘉宾或者观众是不是需要提前进行邀请?是否需要互动方式?

活动流程单、主持人串词一类的,这些是不是可以做一个附件呈现在活动方案后面?开始时间、活动关键节点、结束时间这些都需要明确、需不需要安排酒店住宿等等?


相信看到这里,初步的架构已然形成,剩下的都是细致的补充。

05 实物物料清单

这一块可以说是极为考验细节的一个地方,大到音响设备,小到透明胶带。物料无论大小全部得考虑在内。

建议列一个时间物料进度的表格,以及各物料的具体清单,发现遗漏之后及时补加上去。大设备方面:舞台搭建,请专业团队还是自行搭建?灯光效果、音响设备、投影仪、大屏幕显示、背板等等。

设计物料方面:X展架、易拉宝、门头、互动区域设计、邀请函、嘉宾证、桌牌、麦标、主持人手卡、停车证、海报(这一类物品必须明确好制作时间、交付时间)、流程单、伴手礼(采购还是定制?

要不要加印logo、交付周期是多少?)其余的桌椅板凳、需不需要鲜花、茶水间等等。

这里需要特别注意的是一定要明确好制作时间以及交付时间、交付时间、交付时间。千万别活动结束了,你的伴手礼还在制作,那这就完全是活动负责人的责任了,所以时间观念一定要强。


06 非实物物料清单

除了实物物料以外,当然还是需要很多非实物物料的。比如演讲嘉宾的PPT、场面布置的平面图、舞台效果图、座席安排图、宣传视频制作、切换页面等等。

再有就是主视觉的确定、大屏幕静态图像、大屏幕入场、中场、散场播放视频(再提醒一下,注意交付时间)


07 活动宣传方案

为什么把这一块单独拿出来说呢?对于活动来说是极为关乎成败的一点。特别是对于展会性质活动,到场人数起伏较大,就很有必要在这一块重点发力。

首先确定宣传周期,大概需要多久?十五天还是一个月?

宣传渠道是什么?是通过网站?微博?社群?还是其他广告投放?又或者是地推?这些都是需要根据你的用户画像以及之前类似活动数据总结推出来的

宣传方式是什么?请明星代言?线上海报?单页?游戏互动形式?异业合作宣传?无论采用什么渠道,都需要能有一个报名进度表,某阶段达到多少报名人数?

如果宣传渠道或者宣传方式不对可以及时更改,做好多方面准备。另外需要及时回访报名人员,确定到场可能性。


08 摄影摄像需求

一场活动,对于摄像的需求是必不可少的,大型活动涉及到摄影这一块。那么摄影是提前请专门摄影团队还是部门内部摄影爱好者?

要几个机位、几个角度?是否同步进行直播?对摄影角度和画质要求很高,都需要提前进行调整。

嘉宾、画面是不是需要重点跟拍?后期需不需要剪辑现场视频、相关照片,这些需要提前确定,另外说的一点是,摄像的时候可以多拍一些无人场景,后期图片制作这一块会有大用处。


活动的策划,年会策划是变化无常的,创新和创意在策划中只是加分项,万勿本末倒置。

先学走,再学跑。活动策划、年会策划
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